Калибровочная сессия. Калибровочные сессии — ключ к повышению качества обслуживания клиентов

Что такое калибровочная сессия. Как правильно проводить калибровку в колл-центре. Какие преимущества дает регулярная калибровка качества обслуживания. Какие инструменты помогут автоматизировать процесс калибровки.

Содержание

Что такое калибровочная сессия и зачем она нужна

Калибровочная сессия — это встреча сотрудников колл-центра, супервайзеров и руководителей для совместной оценки и обсуждения качества обслуживания клиентов. Основная цель таких сессий — обеспечить единое понимание стандартов качества и добиться согласованности в оценках работы операторов.

Регулярное проведение калибровочных сессий позволяет:

  • Повысить точность и объективность оценок качества обслуживания
  • Выработать единые критерии оценки работы операторов
  • Выявить области для улучшения в обслуживании клиентов
  • Обеспечить справедливую оценку работы сотрудников
  • Повысить мотивацию операторов на предоставление качественного сервиса

Как часто следует проводить калибровочные сессии

Оптимальная частота проведения калибровочных сессий зависит от размера колл-центра и этапа внедрения системы контроля качества:


  • На этапе внедрения — не реже 1 раза в 2-3 рабочих дня
  • После отладки процесса — не реже 1 раза в месяц
  • Для крупных колл-центров — 2-4 раза в месяц

Регулярность важна для поддержания единых стандартов оценки и своевременного выявления отклонений.

Ключевые участники калибровочной сессии

В калибровочной сессии обязательно должны участвовать:

  • Специалисты по контролю качества
  • Супервайзеры групп операторов
  • Руководитель отдела контроля качества
  • Руководитель колл-центра

Также рекомендуется приглашать рядовых операторов — это поможет им лучше понять критерии оценки их работы.

Пошаговый алгоритм проведения калибровочной сессии

  1. Подготовка к сессии — отбор звонков для прослушивания, подготовка бланков оценки
  2. Совместное прослушивание отобранных звонков
  3. Индивидуальная оценка каждым участником по утвержденным критериям
  4. Обсуждение выставленных оценок, выявление расхождений
  5. Согласование итоговых оценок по каждому критерию
  6. Анализ выявленных отклонений, корректировка критериев при необходимости
  7. Фиксация результатов и договоренностей

Как оценивать эффективность калибровочных сессий

Для оценки эффективности процесса калибровки рекомендуется отслеживать следующие показатели:


  • Разброс оценок между участниками до и после обсуждения
  • Динамика среднего балла качества обслуживания
  • Количество выявленных несоответствий в критериях оценки
  • Удовлетворенность операторов системой оценки их работы

Целевой показатель — расхождение оценок не более 5% после калибровки.

Типичные ошибки при проведении калибровочных сессий

При организации процесса калибровки важно избегать следующих распространенных ошибок:

  • Нерегулярное проведение сессий
  • Отсутствие ключевых участников
  • Недостаточная подготовка материалов для обсуждения
  • Формальный подход без реального обсуждения
  • Игнорирование мнения рядовых сотрудников
  • Отсутствие фиксации результатов и внедрения изменений

Инструменты для автоматизации процесса калибровки

Современные технологические решения позволяют значительно упростить и ускорить процесс калибровки качества. Ключевые возможности таких систем:

  • Автоматический отбор звонков для калибровки
  • Онлайн-форма для выставления оценок участниками
  • Автоматическое выявление расхождений в оценках
  • Визуализация результатов калибровки
  • Хранение истории калибровочных сессий
  • Интеграция с системой контроля качества и CRM

Как внедрить процесс калибровки в работу колл-центра

Для успешного внедрения регулярных калибровочных сессий рекомендуется следующий план действий:


  1. Определить ответственных за организацию процесса
  2. Разработать регламент проведения калибровочных сессий
  3. Подготовить и обучить участников
  4. Провести пилотную калибровочную сессию
  5. Проанализировать результаты и скорректировать процесс
  6. Включить калибровки в регулярный график работы
  7. Обеспечить контроль исполнения и анализ эффективности

Регулярная калибровка — это ключевой инструмент обеспечения стабильно высокого качества обслуживания клиентов. При правильной организации процесса калибровочные сессии позволяют выстроить прозрачную и справедливую систему оценки работы операторов, повысить их мотивацию и в итоге улучшить клиентский опыт.


Калибровочные сессии. Секрет безупречного обслуживания клиентов.

Александр Карпенко

CEO Qolio

Репутация отличного обслуживания клиентов строится во многих сферах бизнеса. Сотрудники компании должны быть дружелюбными, сайт должен быть интуитивно понятным, омниканальное обслуживание клиентов должно быть единообразным по всем каналам, а сотрудники колл-центра или отдела продаж должны быть хорошо осведомлены и дружелюбны. Одной из ключевых стратегий обеспечения единообразия обслуживания клиентов в колл-центре является проведение регулярных калибровочных сессий (КС или калибровок).

Что такое калибровочная сессия?

Калибровочная сессия — это встреча между сотрудниками колл-центра, супервизорами и руководителями групп/отделов для оценки и обсуждения звонков или других коммуникаций.
Калибровочная сессия — важная процедура, гарантирующая, что менеджеры, руководители и отдел контроля качества могут эффективно оценивать работу сотрудников и улучшать обслуживание клиентов.

Основная цель КС — обеспечить, чтобы фактические оценки разных сотрудников контроля качества и руководителей имели расхождение не более 5%.
Калибровочные сессии рекомендуется проводить на регулярной основе, но не менее 2 раз в месяц.

Ускорьте процесс калибровки с Qolio!

Не тратьте время на поиск, сопоставление и копирование данных в таблицы. Пригласите коллег в калибровочную сессию, а платформа автоматически сопоставит результаты и сформирует отчет.

Автоматизировать анализ звонков >>

Несколько советов по проведению калибровочных сессий:

1. Заранее предоставьте сотрудникам доступ к файлам для проверки.
Перед началом калибровочной сессии необходимо передать файлы на проверку сотрудникам которые будут участвовать в ней, а также убедиться что материалы получены. Важно понимать что каждому из сотрудников участвующих в КС, может потребоваться разное время на проверку. Поэтому важно назначить дату сессии заранее, чтобы сотрудники успели подготовиться.

Также имеет смысл приглашать на сессию сотрудников колл-центра или отдела продаж которые непосредственно работают с клиентами. Таким образом, сотрудники смогут получить прямую обратную связь от группы и лучше понять процесс выставления оценок, особенно если проводится проверка их звонков/чатов/тикетов. Это может стать для них отличным сеансом обучения.

2. Назначьте фасилитатора и ответственного.
В компании должен быть сотрудник который несет ответственность за проведение сеанса калибровки. Руководитель ОКК или другое уполномоченное лицо должно быть лидером (фасилитатором) этого обсуждения. Именно он должен выделять время каждому из участников и направлять материалы перед встречами. Более того, ему необходимо назначить определенное время и место проведения КС. Фасилитатор также должен нести ответственность за распространение резюме встречи среди всех участников и при необходимости координировать дальнейшие действия.

3. Зафиксируйте основные правила, которым нужно следовать во время сессии.
Чтобы обеспечить открытое общение во время сеанса калибровки, можно выполнить следующие рекомендации: Заранее определите время начала и время окончания. Участники должны сохранять непредвзятость и быть честными во время обсуждения. Больше внимания следует уделять последовательности, а не правоте или согласию. Даже после завершения обсуждения следует сохранять строгую конфиденциальность.

4. Используйте результаты предыдущих калибровочных сессий.
Процесс калибровки следует начинать с обсуждения самого низкого или высокого баллов. Эти 2 оценки легче обсуждать, чем другие.

Если это не первая калибровочная сессия, то результаты предыдущих сессий можно использовать для определения любого типа отклонений. Но если вы впервые проводите процесс калибровки, баллы можно выставить во время встречи.

Для калибровки любой команде требуется некоторое время, поэтому процесс не следует торопить. Вам следует придерживаться практики регулярных встреч продолжительностью в час.

5. Транслируйте результаты КС заинтересованным сотрудникам.
Важно убедиться, что результаты калибровочных сессий доходят до сотрудников колл-центра или отдела продаж. Фасилитатор несет ответственность за то, чтобы вся обратная связь была синхронизирована и передана заинтересованным сотрудникам.

6. Постоянно пересматривайте стандарты качества.
Одним из наиболее важных преимуществ калибровки является возможность пересмотра стандартов качества и процессов обслуживания клиента. В ходе калибровочной сессии могут быть выявлены недочеты не только со стороны работы сотрудников, но и неэффективные процессы.

Автоматизируйте процесс проведения
калибровочной сессии

Qolio — сервис для отделов контроля качества, в котором уже собраны все необходимые инструменты для эффективной работы всей системы клиентского сервиса.

Запросите бесплатное демо — и убедитесь сами

Запросить демонстрацию

Вам может быть интересно

16. 03.2022

Отдел контроля качества: такой незаметный, но очень полезный

Рассказываем про цели, задачи, функции ОКК и пользу, которую он может принести бизнесу.

10.02.2022

Как наставничество для операторов улучшает качество обслуживания клиентов?

От операторов ждут экспертности, умения молниеносно реагировать на запрос клиента и предвосхищать его ожидания. Как этого достичь? Очевидно, простого обучения стандартам общения с клиентами уже недостаточно. Необходим дополнительный, более мощный инструмент – наставничество. О том, как организовать процесс наставничества в контакт-центре эта статья

27.08.2021

Как улучшить работу колл-центра

Рассказываем из каких ингредиентов состоит качественный клиентский сервис, даем советы менеджерам отдела продаж, рассказываем о новых возможностях программного обеспечения для контроля качества

5 контуров управления качеством в контакт-центре. Часть 5. О калибровочных сессиях. | Роботизация бизнес процессов

Калибровочные сессии проводятся для того, чтобы все специалисты по качеству достигли одинакового понимания оценки соответствия разговоров критериям качества.

После калибровки должны быть исключены ситуации, когда один и тот же разговор оценивается разными контролерами качества по-разному.

Итак, порядок действий: 

  • Руководитель специалистов по качеству назначает дату калибровочной сессии и бронирует для ее проведения отдельное помещение. На одну сессию отводится 2-2,5 часа. Помещение должно быть оснащено оборудованием, позволяющим коллективно прослушивать ЗФ. В операторском зале калибровка не проводится. 
  • Для проведения сессии назначается ее координатор (его часто называют фасилиатором). Им может являться руководитель или привлеченный эксперт. 
  • На сессию обязательно приглашаются все специалисты по качеству и менеджеры КЦ
  • Случайным образом отбираются Звуковые файлы (ЗФ) так, чтобы их суммарная длительность составляла 1-1,25 часа. Обязательное требование к отобранным файлам – высокое качество записи, четкая слышимость и отсутствие посторонних шумов.
     
  • ЗФ отбираются по проектам, содержание которых известно всем сотрудникам, чье участие в сессии запланировано. При необходимости задействованные сотрудники предварительно знакомятся с содержанием проектов. Это необходимо, чтобы не тратить лишнего времени на обсуждение содержания проектов в процессе калибровки. 
  • Все привлекаемые участники предварительно знакомятся с принятой в компании методологией управления качеством. Предварительно руководитель ОКК отвечает на все вопросы, касающиеся методологии. На сессии все сотрудники должны быть обеспечены распечатками материалов по качеству (в особенности описанием критериев качества).
  • Непосредственно на сессии координатор предлагает участникам совместно прослушать ЗФ
    . В процессе прослушивания специалисты делают пометки в распечатках, проставляют оценки по каждому из критериев. При наличии технической возможности сотрудники отмечают также время возникновения выявленной ошибки в ЗФ (например, “оператор предоставил абоненту некорректную информацию на 46 секунде разговора”). При необходимости координатор дает сотрудникам возможность повторно прослушать фрагменты ЗФ, оценка которых вызвала затруднения. 
  • После прослушивания руководитель дает сотрудникам время подсчитать итоговый балл в соответствии с методологией качества. Сотрудники при подсчете могут пользоваться описанием методологии (т.е. на этапе калибровки они не обязаны помнить все критерии качества наизусть). 
  • Координатор просит сотрудников по очереди озвучить рассчитанный ими итоговые баллы и фиксирует их на доске. 
  • Далее координатор просит каждого сотрудника 
    по очереди озвучить критерии качества
    , которым с точки зрения специалиста не удовлетворяет разговор. После того, как сотрудник озвучивает оценку по критерию, координатор уточняет у остальных участников, все ли они согласны с оценкой. При несогласии координатор инициирует обсуждение, в результате которого все участники должны прийти к единому мнению. Аргументы участников должны быть обоснованными. Возможна ситуация, при которой возникает необходимость внести изменения или дополнения в карточку контроля качества и/или описание критериев качества. Это нормально. Координатор фиксирует соответствующую информацию.
  • Процедура повторяется для следующего звукового файла.
  • В результате сессии все участники должны прийти к единому мнению по оценке всех прослушанных звуковых файлов. 
  • При необходимости координатор вносит изменения в методологию управления качеством и использует обновленные материалы на следующей сессии. 
  • На этапе внедрения процесса управления качеством калибровочные сессии должны повторяться с частотой не реже 1 раза в 2-3 рабочих дня. После внедрения процесса – не реже 1 раза в месяц (поддерживающие сессии). 

Предыдущий контур управления качеством в КЦ находится здесь.

 

Дмитрий Галкин, независимый консультант по вопросам создания и управления контакт-центрами специально для “Omniline”

Telegram

ВКонтакте

YouTube

Подписывайтесь на наши каналы и паблики, оставайтесь на связи и получайте уведомления о последних статьях и новостях на нашем сайте.